Tugas 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?
Jawab :
Agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Adapun syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah sebagai berikut :
a. Jelas yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
b. Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
c. Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?
Jawab :
Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.
Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal.
Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara penyusunan paper/warkat yang saudara ketahui ?
Jawab :
Cara penyusunan paper/warkat misalnya :
• Sistem penyusunan papers menurut abjad
• Sistem penyusunan papers menurut subyek
• Sistem penyusunan papers menurut waktu
• Sistem penyusunan papers menurut daerah
• Sistem penyusunan papers menurut nomor


4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?
Jawab :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
• Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.
• Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
• Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.