Miss communication

Setiap individu pada dasarnya akan selalu melakukan kegiatan komunikasi. Karena komunikasi sangat penting, dapat berhubungan dengan orang lain, dapat berbagi informasi ataupun dapat bertukar pikiran, dan dapat pula menambah wawasan dari informasi tersebut dari yang tidak tahu menjadi tahu karena adanya komunikasi tersebut. Informasi yang disampaikan lewat komunikasi tersebut dapat dilakukan secara langsung ataupun dengan cara tidak langsung.

Komunikasi apabila dapat dilakukan dengan Jelas (dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita), Tepat (dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan), sesuai sasaran (tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim), komunikasi yang dilakukan akan berjalan baik dan berhasil. Namun apabila hal-hal tersebut tidak dapat dilaksanakan maka akan muncul sebuah komunikasi yang salah atau yang sering disebut dengan Miss communication.

Miss communication (salah komunikasi) adalah penyebab dari tujuan atau misi dari komunikasi yang tidak tercapai, yang merupakan salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak.
Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin dari cara penyampaian antara orang A kepada orang B yang tidak jelas yang mengakibatkan orang B tidak dapat memahaminya. Baik dari bahasanya, atau ejaan kalimatnya, atau bisa juga karena media yang digunakan.

Contohnya adalah saat seorang dosen menjelaskan materi kepada mahasiswanya, jika tidak dengan penjelasan yang detail bisa terjadi miss communication pada pelajaran tersebut, yang menyebabkan mahasiswa tersebut tidak bisa mengerjakan soal pada saat ujian.

contoh lainnya adalah komunikasi antara orang tua dengan anaknya, sering kita jumpai terkadang orang tua dapat menghukum anak-anaknya atas perilaku tertentu yang sangat tidak dapat diterima. Selain itu terkadang orang tua berbicara dengan anaknya seolah-olah berbicara dengan sebuah bangku ataupun seringkali orang tua tidak perlu mengendalikan cara mereka berbicara dengan anak-anaknya, hanya bersikap santai bahkan memberikan perintah, pertanyaan atau petuah. sepatah kata yang diucapkan oleh orang tua juga terkadang melukai perasaan seorang anak atau menjatuhkan harga dirinya atau anak tiba-tiba melakukan sesuatu yang menjadikan orang tua bermasalah.
Uraian masalah tersebut menandakan adanya perbedaan karakter antara orang tua dan anak. Berbagai pendapat mengungkapkan perbedaan karakter diantara keduanya. Dimana sikap kebanyakan orang tua ketika dihadapkan pada seorang anak yang mempunyai masalah, yaitu sok moralis, memberi nasehat, menggurui, mengkritik, menganalisis, mudah marah, memberi hukuman psikis, memberi hukuman fisik, dll. Sedangkan sikap karakter yang dimiliki seorang anak biasanya adalah pengkritik, pencela, pemicu konflik, pemberontak, mudah meniru, melanggar aturan, dapat mengerti kaidah moral bila diajarkan, suka mengadu, merasa mempunyai hak seperti orang dewasa, ingin dihargai maupun diperlakukan dengan baik, dll.
Hubungan perbedaan karakter antara orang tua dengan anak tersebut yang memicu terjadinya miss communication.

Untuk meminimalisir miss communication kita harus bisa mengetahui dengan jelas siapa lawan bicara kita, dengan begitu kita bisa lebih mudah apa yang akan kita bicarakan.

Tugas 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui ?
Jawab :
Untuk menunjang keamanan penyimpangan papers/warkat bisa dilakukan dengan beberapa cara. Adapun cara penyusunan paper/warkat, misalnya :
* Sistem penyusunan papers menurut abjad
* Sistem penyusunan papers menurut subyek
* Sistem penyusunan papers menurut waktu
* Sistem penyusunan papers menurut daerah
* Sistem penyusunan papers menurut nomor

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa ?
Jawab :
Untuk warkat, wesel dan cek dapat disusun dengan system penyusunan papers menurut nomor.

3. Apa yang anda ketahui tentang Record Retention Schedule ?
Jawab :
Record Retention Schedule adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan record-record mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karea sudah tidak diperlukan lagi.


4. Apa yang anda ketahui dengan Tabulating ?
Jawab :
Tabulating adalah suatu cara mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel, sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, dan bisa memberikan analisa yang rasional, obyektif serta menunjukkan logika hubungan antara data, fakta, peristiwa dan lainya.

Tugas 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?
Jawab :
Agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Adapun syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah sebagai berikut :
a. Jelas yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
b. Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
c. Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?
Jawab :
Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.
Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal.
Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara penyusunan paper/warkat yang saudara ketahui ?
Jawab :
Cara penyusunan paper/warkat misalnya :
• Sistem penyusunan papers menurut abjad
• Sistem penyusunan papers menurut subyek
• Sistem penyusunan papers menurut waktu
• Sistem penyusunan papers menurut daerah
• Sistem penyusunan papers menurut nomor


4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?
Jawab :
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
• Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.
• Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
• Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

Organisasi informal

Organisasi ada dua yaitu Formal dan Informal. Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Kegiatan organisasi informal bisa terjadi dengan adanya kegiatan perkumpulan beberapa orang yang tidak resmi dan mungkin tanpa disadari orang- orang pada umumnya telah melakukan kegiatan organisasi informal tersebut. Seperti kegiatan belajar bersama, berwisata bersama teman-teman, makan bersama dan masih banyak lagi contoh yang lainnya.

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu ‘bayangan’ organisasi formal. Meskipun organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan ciri-ciri organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.
Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.

Organisasi informal juga memiliki beberapa jaringan. Prof David Crackhardt dari Carnegie Mellon menyebutkan ada tiga jaringan informal dalam organisasi:
1. Jaringan Advis
2. Jaringan Kepercayaan
3. Jaringan Komunikasi

Tugas 3

1. sebutkan gaya kepemimpinaan yang saudara ketahui !
jawab :
Gaya kepemimpinan menurut pakarnya:
a. Gaya kepemimpinan otoriter atau otokrasi
artinya sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan.
b. Gaya kepemimpinan demokratis
artinya bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.
c. Gaya kepemimpinan laissez fasif
yakni sikap membebaskan bawahan; dan
d. Gaya kepemimpinan situasional
yakni suatu sikap yang lebih melihat situasi: kapan harus bersikap memaksa, kapan harus moderat, dan pada situasi apa pula pemimpin harus memberikan keleluasaan pada bawahan.

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal !
Jawab :
Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan – hambatan yang lebih berat.
Karena itu dapat disimpulkan bahwa manfaat organisasi informal adalah :
1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi !
jawab :
Struktur bagan organisasi:
- Segitiga Vertikal
- Segitiga Horizontal
- Kerucut Vertikal Horizontal
- Lingkaran
- Setengah lingkaran
- Oval

4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja.
Jawab :
a. Tata Kerja
Merupakan Cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil.
Tujuan dari tata kerja adalah agar bisa tercapai tingkat efisien yang maksimal
b. Sistem Kerja
Merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedure yang menjadi satu.
Tujuan dari Sistem Kerja adalah agar terbentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
c. prosedur kerja
Merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana asalnya dan mau menuju kemana, serta kapan pekerjaan tersebut akan selesai, maupun alat apa yang digunakan untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut.
Tujuan dari prosedur Kerja adalah agar semua prosdure yang ada dapat terdefinisi dengan baik, sehingga meningkatkan fungsi efektif dengan maksimal.